1. Kdo odpovídá za zpracování a na koho se mohu obrátit?
Odpovědnou osobou ve smyslu čl. 4 GDPR je
KERAMET, spol. s r.o.
Pod Třešněmi 616/9,
154 00 Praha 5
IČO: 49683560, DIČ: CZ49683560
Telefon: +420 251 680 101
E-mail: udaje@keramet.cz / vedeni@keramet.cz
Společnost KERAMET, s.r.o. nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.
2. Jaké údaje zpracováváme a využíváme?
Společnost KERAMET, s.r.o. shromažďuje a zpracovává Vaše osobní údaje v souladu s právními předpisy platnými na území České republiky, zejména v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“), dále také v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, s nabytím účinnosti dne 25. května 2018 (dále jen „Nařízení GDPR“). Ochrana osobních údajů je pro naši společnost velmi důležitá a proto k ní přistupujeme velmi zodpovědně a vynakládáme na ni veškeré přiměřené úsilí.
Zpracováváme údaje, které získáme od Vás nebo od třetích osob v rámci navázání nebo realizace společného obchodního vztahu. Údaje získáváme zpravidla přímo od Vás, od podniku, v němž pracujete nebo od zastoupení, které nám předalo Vaši poptávku. V rámci našich obchodních procesů zpracováváme následující údaje:
- kmenové údaje Vaší firmy jako název, adresu, kontaktní údaje, bankovní spojení, IČO, DIČ
- osobní údaje kontaktních osob našich zákazníků a dodavatelů jako jméno a příjmení, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, SPZ automobilu v případě expedice materiálu vlastní dopravou
- údaje ohledně zajištění smlouvy jako kontrola bonity
- údaje o smlouvách pro realizaci našeho vzájemného obchodního vztahu jako smlouvy, obecná korespondence, plány dodávek a plateb, reklamace, hlášení o dodávkách, vývozu a celní prohlášení.
3. Účel zpracování a právní základy
V následujících odstavcích Vás informujeme o tom, za jakým účelem a na jakém právním základě zpracováváme Vaše osobní údaje.
3.1 Na základě Vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, je tento souhlas právním základem ke zpracování údajů. To se týká obzvláště souhlasu s reklamními nabídkami šířenými po emailu nebo telefonu. Váš souhlas můžete kdykoliv odvolat s účinností do budoucna.
3.2 Plnění smlouvy nebo opatření přijatých před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
Zpracováváme Vaše údaje za účelem navázání a realizace našich vzájemných obchodních a smluvních vztahů. To se vztahuje obzvláště na nákup, resp. prodej zboží a služby. Plnění smlouvy je hlavním právním titulem pro zpracování údajů, které zahrnuje účetní a daňovou agendu, oboustranný monitoring plnění smlouvy a jeho vyhodnocování, komunikaci se subjektem údajů týkající se plnění smlouvy nebo zajištění plnění ze smlouvy.
3.3 Na základě oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR)
V konkrétních případech zpracováváme Vaše údaje na základě zachování našich oprávněných zájmů nebo zájmů třetích osob. Náš zájem vyplývá z níže uvedených účelů a slouží pokud možno efektivnímu plnění úloh/užívání infrastruktury IT, podpory prodeje a prevence právních rizik.
- Uplatnění právních nároků a obhajoba při právních sporech,
- podpora podniku při péči o zákazníky, prodej a nákup, reklama, průzkum trhu,
- prevence trestných činům a jejich objasnění,
- zajištění bezpečnosti IT, optimalizace a racionalizace IT systémů.
3.4 Na základě právních povinností, které se na nás vztahují (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
Podléháme různým právním povinnostem, jako je např. celní a daňová hlášení a povinnost uchovávání, daňové kontroly a audit.
4. Komu jsou předávány moje osobní údaje
V rámci společnosti Keramet, spol. s r.o. jsou Vaše údaje předávány oddělením, která je potřebují k plnění svých úkolů (např. nákup, prodej, projektový management, výroba, finance). Kromě toho jsou Vaše údaje předávány dále pouze tehdy, pokud je to zdůvodněno právním titulem (viz kapitola 3). Přitom mohou Vaše údaje obdržet nebo z důvodu své činnosti do nich nahlédnout následující subjekty:
- zpracovatelé zakázek podle čl. 28 GDPR, obzvláště v oblastech služby IT, logistika,
- veřejné subjekty jako např. finanční úřady, pokud existuje zákonná nebo úřední povinnost,
- další subjekty jako např. poskytovatelé služeb, kteří nás podporují při navázání, resp. realizaci zakázek.
Zpracování Vašich údajů zde probíhá v souladu s právními základy uvedenými v kapitole 3.1 až 3.4.
5. Jak dlouho jsou moje údaje uchovávány
Zpracováváme a uchováváme Vaše osobní údaje tak dlouho, jak je to nutné pro uzavření a realizaci zakázek, resp. poprodejní péči. Navíc musíme dodržovat různé povinnosti uchovávání a dokumentace podle obchodního zákoníku, daňového řádu, zákona o odpovědnosti za škodu způsobenou vadou výrobku a v souladu s promlčecími lhůtami podle občanského zákoníku. Ty nás zavazují, abychom údaje v závislosti na konkrétním případu uchovávali po dobu 2 až 10 let.
6. Předávání údajů do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím
Vaše údaje nejsou předávány do tzv. třetích zemí ani jiným mezinárodním organizacím.
7. Povinné poskytnutí údajů
V rámci našeho obchodního vztahu nám musíte poskytnout své osobní údaje, které jsou nutné pro uzavření, realizaci a ukončení našeho obchodního vztahu nebo jejichž shromažďování a zpracování nám ukládají zákony a předpisy. Bez těchto údajů musíme zpravidla odmítnout uzavření smlouvy nebo realizaci zakázek.
8. Automatizované individuální rozhodování a profilování
Zásadně nepoužíváme žádné automatizované individuální rozhodování podle čl. 22 GDPR jako základ pro rozhodování v rámci našich obchodních vztahů. Pokud bychom v budoucnu začali využívat podobné postupy, budeme Vás o tom informovat zvlášť, jeli to vyžadováno zákonem. Využíváme a zpracováváme Vaše údaje automatizovaně.
9. Vaše práva na ochranu osobních údajů
Podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů máte za určitých předpokladů rozsáhlá práva na:
- informace o Vašich uložených osobních údajích (čl. 15 GDPR),
- opravu Vašich osobních údajů (čl. 16 GDPR),
- výmaz Vašich osobních údajů (čl. 17 GDPR),
- omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
- přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) Kromě toho máte podle čl. 77 GDPR právo podat stížnost u dozorového úřadu.
10. Jaká jsou Vaše práva vznést námitku
Podle článku 21 obecného nařízení o ochraně osobních údajů máte rozsáhlá práva vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů.
Požadavek týkající se jakéhokoli nakládání s osobními údaji můžete učinit formou písemného sdělení na adresu sídla společnosti nebo elektronicky e-mailem: udaje@keramet.cz.
Společnost Keramet, s.r.o. Vás tímto informuje také o tom, že máte právo požadovat po naší společnosti informace o zpracování Vašich osobních údajů, a pokud se domníváte, že jsou Vaše údaje zpracovány v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se Zákonem a Nařízením GDPR, zejména jsou-li Vaše osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování. V této souvislosti jste oprávněni, abychom tento vzniklý stav odstranili. Nevyhovíme-li takovému požadavku, máte právo se obrátit přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem v Praze 7, Pplk. Sochora 27.
10.1 Právo vznést námitku vztahující se ke konkrétnímu případu
Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které probíhá na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR. Jakmile vznesete námitku, tak Vaše údaje nebudou nadále zpracovávány, ledaže můžeme dokázat závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo pokud zpracování slouží pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku můžete vznést vždy libovolným způsobem. Potřebné kontaktní údaje najdete v kapitole 1.
10.2 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu
Můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat v rámci zákonných ustanovení také pro účely přímého marketingu. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování údajů, které se Vás týkají. To platí i pro profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu. Pokud vznesete námitku proti přímému marketingu, tak již nadále nebudeme Vaše údaje pro tyto účely zpracovávat.
Námitku můžete vznést vždy libovolným způsobem. Potřebné kontaktní údaje najdete v kapitole 1.